オフィス物件ガイド
オフィス物件の予算のかけ方
オフィス物件によってはあまり内装工事を行わないで済む物件もありますが、事業の内容によってはその目的に合わせて工事が必要なケースが出てきます。完全に事務所として使う場合は、それほど大きな工事は不要ですが、オフィス物件と言っても来客が多い場合や、店舗・サロンといった用途に使う場合は内装工事の予算も見込んでおかなければなりません。
知り合いの建築業者を使ってデザインから工事まで丸投げして依頼しても良いのですが、最近ではオフィス物件のデザインやレイアウトを専門に請負う業者も出てきています。ラフデザインだけなら無料で行ってくれる業者も多いので興味があれば依頼してみても良いでしょう。
特に、来客してもらうことがメインとなる業種の場合は、物件探しと同時進行で内装のイメージを固めておきたいところです。
反対に、来客は取引先程度であるなら、はじめのうちは予算をかけずスタッフの業務がはかどることだけを念頭において、シンプルで変更のきくレイアウトだけでスタートしても良いでしょう。また、将来の移転が見込まれる場合は、過剰に作りこむと後が大変です。
事務所タイプのオフィス物件ならパソコンを中心としたオフィスツールの整備に予算をかけたほうが快適な仕事環境を構築できます。
事業内容によってオフィス物件にかける予算のかけ方は違ってきますので、何から何まで100点にする必要はありません。新しい環境であがった収益から順次、内装などにお金をかけていくぐらいの感覚で良いのではないでしょうか。
オフィス物件を探す前に
オフィス物件を探す動機には、初めて事業を起こす場合や、手狭になった現在のオフィスから広いオフィス物件に移動する場合、また、来客用の駐車スペースが近くに確保できるように新たにオフィス物件を探すなど色々あります。また、業績が思わしくなく多少不便でも、格安の物件を探すというような局面もあるでしょう。
いずれにしても、オフィス物件を探す場合のスタートは不動産業者に相談・依頼からです。すでに開業している方ならお付き合いのある不動産業者もあるでしょうが、初めての開業という場合は、どの不動産業者に依頼すれば良いかというところからスタートするのではないでしょうか。オフィス物件探しが初めての方も、経験済みの方も、こちらの要望をしっかりと聞いてくれる不動産業者を探して依頼したいものです。直感的に納得のいかない部分がある場合は、無理にひとつの業者に固執せず、別の不動産業者に依頼するという気持ちですすめてみましょう。
ただし、複数の不動産業者にまたがってオフィス物件探しを相談する場合、地方の狭いエリア内であれば、あなたがオフィス物件を探しているという情報は地域の不動産業者に伝わっていきます。その点は覚えておきましょう。
依頼者の希望に合わせて空き物件を探すのは不動産業者の仕事ですが、紹介されたオフィス物件を確認して最終判断するのはあくまでも自分です。物件の判断には、自分自身が今回のオフィス物件を探す目的や、外せない条件をしっかり踏まえて判断するようにしてください。
また、どんな条件でオフィス物件を探しているかに関わらず、必ずチェックしておきたい共通の項目があります。
まず、電気容量がそのひとつです。特に、古い物件では電気容量がかなり小さい場合があります。自分のオフィスに見合った電気容量が確保できるか、容量をあげる場合の工事は可能かなどは必ず確認しておきましょう。
また、携帯電話の通信状況やインターネット接続環境を構築しやすいかどうかも確認しておきたい点です。通信関係のインフラが悪いと仕事に真っ先に影響しますので注意してください。そして冷暖房や空調の設備はどうなっているかも重要なポイントです。セントラル空調の場合は料金が高くなることがありますから気を付けましょう。
新しいオフィス物件への移転
新しいオフィス物件を探して移転する場合は、6ヶ月前に現在のオフィスから退去する旨を伝えておかなければなりません。ここを間違うとスケジュールがかなり変わってきますので注意してください。
また、新しいオフィス物件が決まったら、関係業者・取引先にオフィスを移転することを伝えておかなければなりません。正式な移転のお知らせは後からになると思いますが、お互いの業務に支障をきたすことがないように、早めに伝えておかなければならない取引先がある場合は、忘れずに伝えるようにしましょう。
ホームページ上で変更する箇所がある場合もタイミングよく更新をおこない、移転後に間違って元のオフィスに訪問されるようなことが起きないように注意して下さい。
また、新しいオフィス物件の移転で業務が何日もストップしてしまうようなことがないように、移転前後のスケジュールを綿密に組んで、移転作業にかかる時間と労力を出来るだけかけないで済むようにしてください。新しいオフィス物件への移動も大事な仕事ですが、移転作業自体からは何も収益は生まれません。なるべく１日で引越しを完了させて新しいオフィスでの業務を再開できるようにしましょう。
また、オフィス物件の移転の際に、管理している顧客情報を紛失してしまうケースが多発しています。新しいオフィス物件への移転前に全てのデータをしっかりバックアップして管理することを忘れずに行ってください。